Wir freuen uns, Ihnen unser brandneues Aufgabenmanagement vorzustellen! Es ersetzt das bisherige Ticketsystem vollständig und bietet leistungsstarke neue Funktionen für eine bessere Übersicht, Planung, Anpassung und Automatisierung Ihrer Arbeitsprozesse.

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1. Das Ticketsystem wird durch Aufgaben ersetzt

Das bisherige Ticketsystem geht in den Ruhestand. Keine Sorge, bestehende Tickets können einfach per Massenänderung migriert werden.

Eine wichtige Neuerung: Das Kundendashboard erstellt ab sofort keine Tickets mehr. Stattdessen wird beim Senden einer Anfrage durch den Kunden automatisch eine Aufgabe vom Typ "Reklamation" in Ihrem System angelegt.

2. Die neue Aufgabenliste & Details

Alle Ihre Aufgaben finden Sie in einer klaren, strukturierten Listenansicht. Hier sehen Sie alle Details, können leistungsstark filtern und behalten den vollen Überblick.

Mit einem Klick auf eine Aufgabe öffnet sich wie gewohnt die Detailansicht, in der sie alle Angaben bearbeiten können. Zusätzlich können Sie aus der Aufgabe mit einem Klick einen Einsatz generieren. Das System ist intelligent: Es übernimmt automatisch den zugewiesenen Mitarbeiter und die Beschreibung sowie die Verknüpfung (z.B. den verknüpften Auftrag oder das Kundenobjekt).

3. Das Kanban-Board

Für alle, die es visueller mögen: Das neue Kanban-Board zeigt Ihre Aufgaben als Karten in Spalten an, die Ihren Arbeitsstatus repräsentieren (z.B. Neu, Offen, In Arbeit). Verschieben Sie Aufgaben einfach per Drag & Drop in die nächste Spalte, um den Status zu ändern.

4. Das "Post-it"-Prinzip: Aufgaben im Kontext

Das ist eines der stärksten Features: Aufgaben "kleben" jetzt digital genau dort, wo sie hingehören. Ein neuer "Aufgaben"-Tab erscheint direkt bei allen verknüpften Datensätzen. So sehen Sie auf einen Blick alle Aufgaben für:

• Mitarbeiter

• Objekte

• Kunden

• Kontakte

• Aufträge

• Rechnungen

• Geräte

Selbstverständlich können auch dort verknüpfte Aufgaben und Vorlagen erstellt werden.

5. Aufgaben in der Mobilen App

Das Aufgaben-Feature ist ab sofort auch in unseren mobilen Apps verfügbar. Für Ihre Mitarbeiter im Außendienst werden Aufgaben nun direkt beim jeweiligen Einsatz angezeigt, sofern die Aufgabe mit dem entsprechenden Objekt verknüpft und dem Mitarbeiter zugeordnet ist. So sieht jeder Mitarbeiter nur seine Aufgaben am Objekt und Objektleiter alle Aufgaben am Objekt.

6. Zeit sparen mit manuellen Vorlagen

Erstellen Sie Vorlagen für Aufgaben, die immer wieder anfallen (z.B. "Standard-Geräteprüfung"). Diese manuellen Vorlagen werden in einem eigenen Bereich verwaltet und können jederzeit mit einem Klick genutzt werden, um eine neue, vorausgefüllte Aufgabe zu erstellen.

7. Vollautomatisch: Wiederkehrende Aufgaben (Wiedervorlagen)

Der nächste Schritt der Automatisierung: Legen Sie wiederkehrende Aufgaben (Wiedervorlagen) an.

• Definieren Sie ein Intervall (z.B. "jeden Mittwoch" oder "jeden 1. des Monats").

• Legen Sie das Start- und Enddatum fest.

Das System generiert diese Aufgaben automatisch. Ideal für regelmäßige Wartungen, Prüfungen oder administrative Tätigkeiten.

8. Eigene Aufgabentypen erstellen

Passen Sie das Modul perfekt an Ihre Prozesse an. In den Einstellungen können Sie eigene Aufgabentypen erstellen oder bestehende anpassen. Vergeben Sie individuelle Namen, Präfixe (z.B. "WART-" für Wartung), Icons und Farben für die perfekte Organisation.

9. Weitere Verbesserungen & Bugfixes

Neben dem großen Aufgaben-Update gibt es weitere Neuerungen:

• Neues Feature: Arbeitsscheine können nun automatisiert in eine Rechnung umgewandelt werden. Der Arbeitsschein wird dabei direkt als PDF angehängt und die Rechnung kann sofort versendet werden.

• Bugfix: Die Massenänderung zur Anpassung der Rechnungsvorlage bei Aufträgen funktioniert wieder wie vorgesehen.

10. Hilfe & Einführung

Sie wollen direkt loslegen? Wir haben ein Einführungsvideo vorbereitet, das Ihnen alle neuen Funktionen im Detail zeigt. Ergänzend dazu finden Sie wie gewohnt ausführliche Hilfeartikel in unserer Wissensdatenbank.